Ställa in BOOK-IT för koppling till WeLib

WeLib kan vara antingen fristående eller ha koppling till ett annat backendsystem, till exempel BOOK-IT.

Här beskrivs de inställningar som behöver göras i BOOK-IT när BOOK-IT används som backend i WeLib. När du är inne i BOOK-IT kan du alltid nå hjälpen via knappen F1 som öppnar onlinehjälpen för just det fönster du är i.

Cirkulationsställe

För enheten som ska använda WeLib behövs ett cirkulationsställe för att få statistik på antal reservationer, lån och omlån som sker i WeLib.

  1. Välj Administration/Grunddata/Cirkulation/Cirkulationsställen och skapa ett cirkulationsställe som du förslagsvis ger namnet WeLib.

Användare för utlån och återlämning

För att kunna låna ut och/eller återlämna via WeLib behöver du lägga in en s.k. ALMA-användare på alla skolor. Detta behövs för att lånen och återlämningarna ska knytas till rätt cirkulationsställe.

Notera:

ALMA-användarnamnen måste inledas med welib och får vara maximalt 10 tecken långa, t ex welib1 och welib2. Använd inte blanksteg eller å, ä och ö.
  • Välj Administration/Användare och skapa användare med följande information:
Parameter Inställning
Användarnamn welib1
Förnamn Welib
Efternamn Skolans namn
Roll OPAC eller PUB
Kontoorganisation Aktuell kontoorganisation
Enhet Aktuell skola
Cirkulationsställe WeLib (enligt instruktionen ovan)
Lösenord Minst sex tecken varav minst en siffra och en bokstav
Giltighetstid 99999
Visningsformat ALMA – Export

Avdelningar

  1. Välj Administration/Grunddata/Allmänt/Avdelningar för att lägga till avdelningar till enheten som ska använda WeLib.
  2. Markera kryssrutan Externt för de avdelningar som ska synas i WeLib.

Placeringar

Om du vill kan du skapa nya placeringar och ange de placeringar som hör till respektive avdelning.

  1. Välj Administration/Grunddata/Cirkulation/Placeringar.
  2. Markera kryssrutan Externt för de placeringar som ska synas i WeLib.
  3. Ange en standardplacering per enhet.

Låntagarkategorier

Olika cirkulationsparametrar kan anges för låntagarkategorier - till exempel längre lånetid på ett visst material för elever än för lärare, eller vice versa. Det är också ett sätt att kunna söka fram bara lärare som har låntagarkonto på en viss skola.

Notera:
Alla låntagare måste vara knutna till en låntagarkategori och en enhet.
  1. Välj Administration/Grunddata/Cirkulation/Låntagarkategorier.
  2. Skapa de låntagarkategorier som är aktuella för skolans kontoorganisation, till exempel Elev, Lärare och Bibliotekarie.

Klasser

Om skolorna använder sig av funktionen Import låntagare (bookit-hjalp101.axiell.com/web/help/import-lantagare) så hämtas automatiskt all aktuella data om eleverna från kommunens elevregister (exempelvis Extens eller ProCapita) in till BOOK-IT. Via Import låntagare skapas nya låntagarkonton för de elever som inte redan är registrerade i BOOK-IT/WeLib och funktionen uppdaterar också när eleven byter skola och/eller klass.

I annat fall får du registrera aktuella klasser och manuellt koppla dem till rätt skola i BOOK-IT genom att välja Administration/Grunddata/Allmänt/Klasser.

Cirkulation

För att cirkulationen ska fungera är det några parametrar som behöver anges i BOOK-IT.

Kalender

  1. Välj Administration/Kalender.
  2. Ange normalsäsong och avvikelser såsom höst-, sport- och sommarlov för hela kontoorganisationen. Eventuella avvikelser kan göras per skola (enhet).
  3. Generera kalendern för tre år.

Cirkulationsparametrar

Välj Administration/Parameterunderhåll/Cirkulationsparametrar.

Här nedan ser du ett axplock av de cirkulationsparameterar som finns i systemet. Du behöver gå igenom alla för din kontoorganisation.

Parameter Inställning
Lånetid Lånetid per kontoorganisation, samt eventuella avvikelser per skola (enhet)
Omlån tillåtet vid status Vid vilka olika förutsättningar du vill tillåta respektive inte tillåta omlån. Det blir tvingande för omlån via WeLib.
Lån, max antal Maximalt antal böcker som elever eller lärare får låna samtidigt
Utlåningsstyrning

1 medger hemlån för valda mediekategorier och/eller låntagare

0 medger inte hemlån för valda mediekategorier och/eller låntagare
Övertidsvarning Antal dagar innan lånetiden går ut som en övertidsvarning ska skickas via e-post eller sms (om skolan skickar ut via sms).

Det finns ett antal cirkulationsparametrar som rör reservation, till exempel hur länge man får låna en bok om det är reservationskö på den (reservationslånetid).

  1. Välj Administration/Reservationsregler.
  2. Ange per skola (enhet) vilka skolor som man får reservera medier på, alltså vilka skolor man vill eventuellt vill ha reservationssamarbete med. Vanligtvis får man endast reservera på den egna skolan.

Du finner svar på många frågor om inställningar i BOOK-IT i online-hjälpen bookit-hjalp101.axiell.com/web/help/home. Annars kan du skapa ett ärende i supportportalen customer.hornbill.com/axiell